Die elektronische Plantafel infoBoard ist ja zunächst eine passive Informationsquelle: der Anwender schaut drauf. An seinem Arbeitsplatz oder an einem zentralen Platz auf einen grossen Monitor.
E-Mail Kommunikation ist demgegenüber eine aktive Information. Im Zusammenhang mit automatischen E-Mails der infoBoard Enterprise Edition spreche ich auch von Aktions E-Mails. Es ist Handlungsbedarf.
E-Mail und infoBoard: eine langsam wachsende Freundschaft weil sie doch so gegensätzlich sind. Vor allen Dingen, wenn infoBoard E-Mails „empfangen“ soll. Bevor ich zu den neuen Integrationsmöglichkeiten komme, muss ich vorhandene Funktionen nennen.
Erinnerungsmail : zeitgesteuerte autom. E-mail an Adressaten mit Textinhalten
Terminmail: einen oder mehrere infoBoard Terminaufgaben spontan versenden, in 4 verschiedenen Kalenderformaten: Outlook Terminmail, Outlook- .csv, Googlemail und ical Format.
SyncExchange: Outlook Kalender Synchronisation, zusätzliche autom E-Mails an den Mitarbeiter
Aktions-Mails: Mitarbeiter werden an Ihre Aufgaben erinnert: bei Fertigstellung desVorgängers ereignisgesteuert per E-Mail informiert: fang‘ jetzt an!
Info-Mail an Kunden: Dein Auftrag ist fertig !, ereignisgesteuert bei Fertigmeldung
Von Outlook auf Plantafel: Outlook Mail wird mit drag&drop auf die Planungsoberfläche geschoben, ein neues Planungsobjekt mit allen E-Mail Inhalten entsteht.
Die zwei neuen Integrationsmöglichkeiten sind:
Outlook Makro erzeugt aus E-Mail einen Datensatz für infoBoard, über ODBC und SyncTool Server wurde auf den Zeilen aller Adressaten Planungsobjekte erzeugt, also Aufgaben geplant.
Eine Outlook E-Mail wird auf ein Planungsobjekt gezogen; es wurd eine Datei erzeugt und im Filesystem gespeichert, es wird ein Link auf dem Planungsobjekt generiert. Das kann mit vielen diesen Termin betreffenden E-Mails geschehen, um schliesslich diese im Anhang einer Terminmail an den Techniker / Monteur zu senden.
Alle E- Mail Funktionen entstanden, weil die ausführenden Mitarbeiter mindestens zum Zeitpunkt des Versandes oder überhaupt nicht auf infoBord schauen können. Ein Ende der E-Mails ist nicht abzusehen!
Vor allen Dingen die Arbeitskultur in den USA lässt die E-Mail Häufigkeit anwachsen: der Mitarbeiter hat zwar nicht die umfassende Verantwortlichkeit wie in Deutschland, aber ein umfassendes Informationsrecht. De Mitarbeiter darf selbst entscheiden, ob es ihn interessiert. Folge: lieber 10 E Mails zu viel als eine zu wenig.
Wenn es eben so ist, wird infoBoard auf Bedarf amerikanisch.