Das sind in Deutschland die Zeichen der Zeit: Wachstum durch Aufträge in allen Betrieben. Immer öfter hören und sehen wir, dass die Betriebe erfolgreich am Markt sind und tatsächlich oder gefühlt zu über 100% ausgelastet sind.Augenblick mal: geht das überhaupt? Ist eine nahezu 100%-ige Auslastung nicht auch gewünscht?
Der Druck auf den gesamten Betrieb resultiert daraus, dass die Leistungsfähigkeit in so einer Situation nicht zu 100% aufrecht erhalten werden kann. Das können unbesetzte Stellen sein, Maschinen und Verfahren, die nicht mehr dem Stand der Technik entsprechen, Krankenstand etc.
Die Umstände können den Druck aufbauen, dass nun Termine nicht gehalten werden können. Nicht rechtzeitig liefern zu können, also zu spät Resultate zu erzielen, ist das Kern Problem.
Es müssen also permanent Entscheidungen getroffen werden, die die Terminsituation entspannen. Fängt im Vertrieb an: kann er realistische Termine anbieten? Hat der Vertrieb transparente Information über die Auslastung der Konstruktion, der Produktion, kann er einen Liefertermin berechnen oder muss er den schätzen? Aus verkehrten Schätzungen werden die allerersten Probleme künstlich herein geholt. infoBoard kann den Vertriebskräften sehr transparent machen, wie die Auslastung zur Zeit ist und zur Entspannung der Terminsituation beitragen.
Personalplanung: werden entsprechend der Auftragslage genügend Mitarbeiter bereitgestellt, kommen neue Mitarbeiter , oder können Zeitarbeitsfirmen Mitarbeiter bereitstellen?
Effektivität: werden die richtigen Arbeiten zur richtigen Zeit ausgeführt? Das ist infoBoard Thema! Wenn die Arbeitsvorbereitung nicht stimmt, kann der Output nicht perfekt funktionieren. Wie kann infoBoard nun helfen, die Reihenfolge der Arbeiten zu optimieren?
Alle Arbeitsgänge aller Aufträge sind Ressourcen visuell und mit Terminen zugeordnet. Die Abhängigkeiten ( constraints) sind definiert und werden gehalten: ändert der Planer den Ablauf , wird alles richtig aktualisiert! Er sieht sofort die Auswirkungen und kann Änderungen auch wieder zurücknehmen. Bei hoher Auslastung durch viele Aufträge hat infoBoard nun neu die Hervorhebung durch blinkende Terminüberschreitungen zugelassen, um das Terminproblem zum Schluss auflösen zu können. Eventuell gelingt es durch die richtige Reihenfolge schon, den Durchsatz zu erhöhen. Mir wurde gerade berichtet, das überhaupt der Einsatz von Planungsinstrumenten die darniederliegende Produktivität von 40% auf 70 – 75% erhöht werden konnte. Hier liegen die Kapazitäten ungenutzt bereit und müssen aktiviert werden.
In der infoBoard Enterprise Edition können mit der CCPM Plantafeloptimierung alle Aufträge von der Plantafel genommen und neu eingeplant werden, nach Liefertermin Gesichtspunkt. Erst die Aufträge mit wenig Pufferzeit zum Liefertermin u.s.w.
Mit der infoBoard Enterprise Engpassanalyse werden die Ressourcen identifiziert und rot gekennzeichnet, die die längste Wartezeit anstehender Aufgaben aufweisen. Diese Analyse bereitet die nächsten Entscheidungen vor.
Wenn die Terminüberschreitungen nicht vom Planer aufgelöst werden können, greifen die letzten Mittel des gezielten Umschichtung des Mitarbeitereinsatzes, der gezielten Überstunden oder Extraschicht am Samstag. Hier kann im Simulationsmodus der infoBoard Enterprise Edition ein Szenario durchgespielt werden. Der Planer öffnet den Samstag und holt nur die Ressourcen, deren Zeilenbeschriftung nach der Engpassanalyse in rot dargestellt wurden, weil sie die Terminsituation entspannen helfen. Oder ggf. Sie bieten Teillieferungen an oder verhandeln den zugesagten Liefertermin.
In der Konstruktion liegen die Problematiken anders als in der Produktion: hier wird mehr geschätzt und verschätzt als in der Fertigung. Die Aufgabenplanung wird nicht so strukturiert, es fällt sehr schwer, den Haken hinter ein Arbeitspaket zu machen. Nach meiner Erfahrung sind hier fehlende formalisierte Ergebnisse die Ursache. Wann ist eine Konstruktion fertig? Und Störungen und fehlende (Selbst-) Steuerung. Vorgänge bleiben deshalb unerledigt liegen.
Das ist auch die Erfahrung von internen Projektleitern und -Monitoren: Mitarbeiter sind willig, können aber bei wechselnden Prioritäten nicht mehr überschauen, was zuerst dran kommen soll. Hier wird einmal mehr deutlich, dass die Steuerung der Aufgaben eine Management Aufgabe ist, die nicht delegiert werden kann. infoBoard ist das richtige, tagesaktuelle Steuerungs- und Kontrollwerkzeug genau dafür.
Ein Automobilzulieferer liefert Serienprodukte entsprechend dem wechselnden Bedarf der Automobilproduktion. Die Exceltabelle, die nach SAP Download monatlich auf Auswertungen getrimmt wird (kein unerheblicher Zeitaufwand, deshalb nur monatlich) soll die Auslastung der Maschinen und vor allen Dingen die Überlastung (über 100%) in Kalenderwochen anzeigen. Für 2 Jahre! Eine Änderung wird aber erst nach 7 Minuten in Excel sichtbar. Das ist nicht mehr erträglich. Wozu diese Exceltabelle?
infoBoard BusinessController Auslastung über 100%, 2-Jahres-Übersicht
Damit man nach Möglichkeiten einer Lastverteilung suchen kann. Eine Operative Planung ist nicht gewünscht. Nur das Ergebnis – eine ausgeglichene Maschinenauslastung unter 100 % – zählt. Wie kann infoBoard – die operative Plantafel – da helfen?
Nach dem Import der Daten, die schon von alleine eine Lastverteilung vornimmt, werden die gewohnten Kalenderwochen % Zahlen in einer Weboberfläche angezeigt. Wie kann infoBoard über 100% Auslastung darstellen, wenn doch eine Zeile nur 8 Std. tgl produziert? Lösung: jede Maschine wird für 24 Stunden aufnahmefähig gemacht, behält aber die Kapazität 8 Std. tgl als Controllingzahl. Wenn Frühester Start und späteste Lieferung mitgegeben werden, landen die Aufträge automatisch in der richtigen KW und können nun eine über 100% Auslastung produzieren.
Aber wie kann nun der Lastausgleich schnell erreicht werden? Mit der Funktion „Plantafel optimieren“. Diese erlaubt auch einen automatischen Maschinenwechsel. Damit ist ein Lastausgleich automatisiert und die 2-Jahressicht ist nur noch Kontrolle.
Neues Szenario für die über 100% Auslastung und wie man mit SAP im Dunkeln tappt. Ein Produktionsunternehmen hat eine Werkstatt , Schichtbetrieb, Urlaubsplanung in SAP HR und die Aufträge in SAP PM. Projekte zur Umstellung der Produktion, Wartungsintervalle, Reparaturen. Projekte und Wartungen werden verwaltet, mit Eckterminen, aber ohne Fertigungs-Nummer ! D.h., es sind Aufgaben geplant aber nicht terminiert und schon gar nicht konkret Mitarbeitern zugewiesen.
infoBoard Plantafel Instandhaltung
Unter diesen Voraussetzungen wird eine Kapazitätsplanung ohne konkrete Zuweisung zu Terminen versucht. Daraus resultieren dann Überlegungen, wie man die aktuelle Realität mit den „Schattenaufträgen“ (Aufträge ohne konkrete Auftragsnummer) der Zukunft verbinden kann.
Der Wunsch in dieser Multiprojekt Umgebung, wo die Budgets am Anfang einer Periode genehmigt werden, ist es, die Forderungen nach Erfüllung frühzeitig erkennen zu können. Deshalb werden die nicht den Ressourcen zugeordneten Arbeiten in Poolzeilen gelegt und werden in dieser Auswertung in gelb dargestellt:
Darstellung der Kapazitätsüberlastung mit Hilfe von Poolzeilen im infoBoard BusinessController
Anders als im freien Wirtschaften kleiner Betriebe, die um neue Aufträge kämpfen und sich flexibel anpassen müssen, sind die Instandhaltungen grosser Produktionsbetriebe praktisch in einer „Planwirtschaft“. Der Arbeitsaufwand sollte optimal so „geglättet“ werden, das die verfügbaren Ressourcen ausgelastet, aber immer noch für kurzfristige Reparaturaufgaben leisten können. Der 24-Stundenbetrieb, ggf. 7-Tage die Woche, braucht nicht zu jederzeit die volle Aufmerksamkeit, wobei für Umrüstzeiten die Abenden und Wochenenden bevorzugt einbezogen werden. Die Ressourcen sind aber durch Abwesenheitszeiten und Schichtmodelle unterschiedlich besetzt.
Ohne Plantafel gibt es aber keine realitätsnahen Aussagen, keinerlei Überblick. Wie mischen wir auf infoBoard erteilte Aufträge (mit Nummern) und geplante, nicht terminierte Aufträge (ohne Nummern)? Ist es immer noch umständlich, sozusagen undurchführbar, diese beiden gleichzeitig auf den Ressourcen zu verplanen? Gibt es jemals eine verlässliche Aussage „Wir schaffen das“, wenn die „ohne Nummer Aufträge“ Parallel geführt werden?
Nein, es ist umständlich, weil der Überblick eben fehlt, wenn nicht alles „auf einen Blick“ zu erkennen ist. Mit dem infoBoard Objektfilter und der Typenzuweisung =geplant können die geplanten Aufträge den Ressourcen zugeordnet werden, und wir sehen dann die „Schattenwirtschaft“ als Schatten abgesetzt. Aber die auszuführenden Arbeiten zählen regulär zur Auslastung. Termin- und Auslastungsanzeigen führen dann zu klaren Aussagen.
Es stellt sich bei dieser Aufgabenstellung heraus, das niemand in der Lage ist, ein vernünftiges Konzept für eine Planung aufzustellen, wenn er nicht infoBoard kennt. Es fehlt eine wichtige Methodenkompetenz der betrieblichen Planung. Fehlt infoBoard im Unternehmen, werden die existenten Potenziale nicht voll ausgeschöpft, das Unternehmen fällt im Wettbewerb zurück.
Ein Elektronik Unternehmen will den Bedarf aus Entwicklungsprojekten den Kapazitäten gegenüberstellen. in Poolzeilen werden die Projekte mit Planungsobjekten über ihre Laufzeit dargestellt. In benutzerdefinierten Attributen werden die Bedarfe an Personal aus den Teams eingetragen. Die Auswertung sieht nun so aus:
infoBoard Auswertung Teamauslastung
