Was macht man mit all diesen Zeitstempeln?

Was macht man mit all diesen Zeitstempeln?

Das ist leicht gesagt und jeder hat eine Vorstellung von Zeiterfassung: wir führen eine Zeiterfassung in unserem Unternehmen ein.

Es gibt aber zwei Herausforderungen, wenn man sich die unterschiedlichsten Geschichten aus den Betrieben anhört: was kann man dem Mitarbeiter sinnvoll zumuten und was machen wir mit all diesen Daten?

Möglicherweise gibt es keinen anderen Bereich, wo so viele Falschinformationen gespeichert werden, wie bei der Personalzeiterfassung (PZE, An- und Abwesenheiten) und der Betriebsdatenerfassung (BDE, Zeiten auf Aufträge zu erfassen). Was ist, wenn ein Start oder eine Pause oder eine Fertigmeldung vergessen wird? Wieviel Aufwand muss dann betrieben werden, um richtige Zahlen zu bekommen?

Und wie stelle ich alle diese richtigen und falschen und unvollständigen Zeiten verständlich dar? Und wie mache ich diese Darstellung so präsent, dass sie auch für bessere Entscheidungen immer wieder herangezogen werden?

Im Grunde sind alle Unternehmer froh, wenn die bezahlten Ressourcen auch das tun, wofür sie eingestellt (Angestellte) oder beschafft (Maschinen, Software) wurden: in ihrer Betriebszeit wertschöpfende Tätigkeiten verrichten.

Und die Unternehmer sollen in ihrer Zeit Ziele setzen, Strategien entwickeln und die operationale Umsetzung für das Tagesgeschäft des Unternehmens delegieren und die Ergebnisse überwachen.

Ich komme zu dem Schluss, dass die automatische Erfassung von Zuständen gepaart mit einem Sinn dafür (Verstärkung : Motivation durch finanzielle Anreize) eine wichtige Grundlage bildet.

Deshalb finde ich die Uhrenlösung nicht schlecht: bewegst Du Dich, fragt Dich Deine Watch, ob die kommenden Minuten jetzt Outdoor mit Joggen oder Fahrrad erfasst werden sollen. Selektiv werden die “Gesund-Zeiten” registriert.

Die Beacon Lösung (RFID) ist für PZE die automatischste Datenerfassung und überwindet durch die Automatik die Problematik der fehlenden Disziplin. Disziplin: ich muss zugeben, dass ich heute morgen vergaß, mich anzumelden. Es war Samstag und etwa 4 Uhr morgens, als ich anfing, in mein Ideen und Konzeptbuch zu schreiben. Schon fehlt eine Stunde.

Ich möchte jetzt tiefer einsteigen, weil die Zeiterfassung so leicht gesagt ist. Bei jeder “Erfassung” entsteht ein sog. “Zeitstempel”. Ich habe das Privileg, dass ich die Stechuhren noch Live erlebt habe. Ich muss sagen, dass das funktioniert hat! Und alle 6 Minuten sprang der Stempel vor und daraus entwickelte sich folgendes Spiel: verloren hatte man, wenn der Stempel umsprang und die genaue Zeit stempelte. Gewonnen hatte man, wenn man 5 Minuten “geschenkt” bekam, weil man bei der Ankunft vorm Umspringen stempeln konnte. Deshalb war der Schritt von der U- Bahn zum Eingang kurz vorm Jogging im Anzug.

Das Gegenteil beim Gehen: man unterhielt sich vor der Stempeluhr mit Kollegen, um auf das Umspringen des Stempels zu warten: man wollte dem Arbeitgeber keine 5 Minuten schenken! Und wenn nun keine Kollegen da waren? Allen Ernstes konnte man erwachsene Männer still wartend mit der obligatorischen Aktentasche im Vorraum warten sehen, die teilnahmslos und unschuldig auf den Klack des Umspringens warteten. Stempel ausserhalb der Kernarbeitszeit wurden in rot gestempelt.

Was war das für eine Zeit, als der Leistungsdruck noch nicht ausgeprägt war. Da möchte ich nie wieder hin.

Den Zeitstempel gab es also schon analog. Die vielen Stempel müssen interpretiert werden: gehe ich raus? Mache ich jetzt Pause oder auf das WC?

Die nächste Runde besteht aus der Korrektur: fehlende Zeitstempel nachtragen, Fehlbuchungen richtig stellen. Was für ein Aufwand!

Und was machen wir aus den vielen Informationen? Arbeitsverträge einhalten. Ausreisser zurechtweisen. Können wir auch positive Ergebnisse erzielen? Wohl nur, wenn wir in dieser Zeit mehr Wertschöpfung hinbekommen haben.

Deshalb wenden wir uns der Zeiterfassung zu, die auf Arbeitsgänge gebucht werden. Das ist doch einfach! Betriebliche Zeiterfassung Na ja, der Detaillierungsgrad ist hier von Firma zu Firma unterschiedlich gewünscht. Man möchte später in der Auswertung ja erkennen können, ob Aufwand beim Rüsten gespart werden kann.

Und dann kommen wir mal zu den Arbeiten, wo wir hauptsächlich mit dem Kopf arbeiten: ganz klar wird hier nach Ergebnissen gefragt. Wie weit sind wir denn in dem Projekt tatsächlich vorangekommen. Als infoBoarder habe ich definiert, dass jeder Arbeitsgang mit seiner Nettoarbeitszeit ein “Meilenstein” ist, der abgehakt “gehört”. Als Projektleiter hat man nur eine Chance zu messen, zu kontrollieren und zu steuern, wenn die Ziele klar definiert sind. Wenn die Anforderungen im Laufe des Projektes steigen oder klarer werden, werden Meilensteine nicht erreicht, weil es sie nicht gibt.

Neben Soll-, Plan- und Ist-Zeiten gibt es den Grad der Zielerreichung: wann werden wir fertig und das gewünschte Ergebnis haben?

Wenden wir uns der Auswertung und Darstellung zu. Wenn die erfassten Zeiten nicht nur für die Lohnermittlung und Fakturierung dienen, dann sind bei Massendaten nur Vergleiche (SOLL/IST, 2-Monats- und 2- Jahresvergleiche) wichtig, um Abweichungen hervorzuheben. Wozu? Sie sollen uns bessere Entscheidungen für die nahe Zukunft ermöglichen.