Bessere Kommunikation mit infoBoard in einer Firma

In einer der Online Präsentationen wurde ich von einem IT-Verantwortlichen damit konfrontiert:

„Er suche keine Plantafel, sondern eine Kommunikationsplattform zwischen Vertrieb und Produktion“.

Nun, es passiert manchmal, dass „der Schuh“ nicht in der vorausschauenden Planung „drückt“, sondern bereits die Transparenz der anliegenden Aufgaben nicht gegeben ist. Hier sollen große, aber unterschiedliche Metallplatten für Kundenbestellungen gesägt werden und der Vertrieb soll die ungenutzten Flächen verstärkt anbieten und möglichst verkaufen.

Für infoBoard ein leichtes aber für den Kunden erschwerend kommt hinzu, dass in 5 Filialen Aufträge bearbeitet werden, der Vertrieb aber „überall verstreut sitzt“ .

Diese Situation ist auch bei vielen international agierenden Unternehmen gegeben. Hier fängt infoBoard Plantafelsoftware schon bei der termingebundenen Informationssammlung an, noch nie dagewesene Vorteile für Unternehmen zu generieren.

iBI_Internationaler_Einsatz

In der Enterprise Edition können die Niederlassungen nun durch Zeilenfikter und Zeilenberechtigungen auf der gemeinsamen Plantafel gegeneinander abgegrenzt werden.

So kann die Niederlassung „Europa“ die Asien Aufträge sehen, aber nicht bearbeiten: das Vorhängeschloß verhindert es.

ibi_internationaler_einsatz_berechtigungen

 

 

 

 

Werkstattaufträge mit infoBoard Pool-Auftragsformular

Werkstattaufträge mit infoBoard Pool-Auftragsformular

Zentrale, interne Dienstleister im Unternehmen wie z.B. eine Werkstatt bekommen aus verschiedenen Quellen Aufträge, per e-mail, Telefon, auf Zuruf oder aus SAP Systemen. Oft sollen die Aufträge Mindestanforderungen entsprechen. Schliesslich ist ein Leistungsnachweis später erforderlich oder sogar eine SAP- Nr.!

Hier haben wir nach vermehrten Kundenanfragen einen Formular Konfigurator geschaffen. Aus diesem Standard lassen sich individuelle Formulare kreieren, pro Plantafel ein Formular. Es stehen zur Übergabe etwa 40 Eingabe Felder bereit, aus denen man die Auswahl trifft. Tooltipp Texte sind möglich und die Durchsetzung von Pflichteingaben.

Wird ein Formularfeld zur Übergabe des Benutzerlogins genommen, kann der Auftraggeber beim Aufruf des infoBoard Websystems die Liste aller seiner Aufträge sehen, aber auch filtern, um die Liste kurz zu halten.

Ampelfarben kennzeichnen den Status des Auftrags rot: noch nicht eingeplant, gelb: Termin geplant, grün: fertig.

Solche Eingaben können von der Werkstatt über individuelle Plugins auf vorher gewohnte Weise ausgedruckt werden.

Zum Einsatz kommen die infoBoard Benutzerdefinierten Attribute und die Wertetabellen aus infoBoard  Typdefinitionen.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie hier: Auftragserfassung_PanelOrder

Warum ist infoBoard besser?

Warum ist infoBoard besser?

Typisch amerikanisch wird nach 2 Sätzen die hier gewöhnliche Frage gestellt. Wir sind in Chicago auf der grössten Messe für Manufacturing und versuchen, locker zu sein. Das „How are you“ nimmt immer wieder mein Tempo raus. Nach 4 Tagen antworte ich auch schon mal “ I am good“. Bescheidenheit ist hier keine Tugend. Okay, ich sag jetzt mal ganz deutlich, warum ihr euch für Europas Nummer 1 der betrieblichen Termin- und Kapazitätsplanungswerkzeuge interessieren solltet.

Weil  infoBoard über 20.000 Planungsverantwortliche in Betrieben gesprochen hat und die Bedürfnisse mit 6.000 programmierten innovativen Lösungen befriedigt. Weil wir nirgendwo abgeguckt haben und es daher ein einzigartiges Werkzeug ist. Weil die Oberfläche einfach verständlich und bedienbar ist, übersichtlich und schön anzusehen und wir als einzige auf der Welt unseren 2. USP mit dem Critical Chain Project Management CCPM anbieten.

Oh yes, this is what I thought when I looked on that Monitor: easy!

Nachdem das nun geklärt ist, zeige ich nun noch unsere Watch Anwendung und nun träumen die beiden Besucher mit. Die Begeisterung ist nun ein Lohn für unsere jahrelangen Bemühungen und für einen Moment gibt Amerika dem alten Europa etwas zurück.

Ein anderer Besucher meint, ein Integrator von Maschinendaten in der Halle Süd hätte auch ein intelligentes System. Aber das hat er ja auch vor 20 Jahren aus Deutschland mitgebracht. Ach ja, die Argumente mit dem Algorithmus. Der Algorithmus, der alles durchrechnet und perfekt platziert. Nicht matktfähig! „Please talk to the people, that are responsible for scheduling. In 10 years. Just 2 out of 20.000 wanted a completely automated planning system,“ alles auf Kopfdruck. Alle anderen 19.998 wollen eine Unterstützung ihrer Gedanken, damit sie es schnell und einfach so planen können, wie es ihnen gefällt. So ist das nämlich.

Es erreicht mich eine E-Mail von einem Mitarbeiter eines weltweit agierenden US Automotive supplier. Sie machen remanufacturing und sind OEM Anbieter von Bremsen und Achsen. Sein Kollege hätte einen Prospekt von der Messe mitgebracht, und sie wollen ein SCADA Sytem einführen, bei etwa 6 Millionen Vorgängen im Jahr an diesem Standort, Ausweitung an anderen Standorten vorgesehen. Kann man eine „demo early next week“ vereinbaren?  Natürlich! Aber an diesem Punkt prallen die Kulturen aufeinander. Ich möchte eine gute Vorbereitung des Termins, er möchte es auf sich zukommen lassen. Statt einer knackigen, strukturierten Exceltabelle sendet er Prosa. Mit meinem amerikanischen Standnachbar analysiere ich den Text, extrahiere die relevanten Infos und baue die fünfspaltige Exceltabelle selber. Import in infoBoard, screenshots der Plantafel, der Web Reporting tools und Auswertung der Prozesse mit dem Businesscontroller. Terminvorschlag zur Demo am nächsten Montag, 10:00 am EST. So brauche ich es.Konkret.Ergebnisorientiert.

Nach der Messe fahren wir mit den Mietfahrrädern an der Waterfront des Michigan Lake in die City, biegen am Chicago River in die Innenstadt ab. Wir finden ein nettes Steak Restaurant mit Blick auf den Fluss. Die Sonne gibt noch Wärme und der starke Wind kühlt unseren Rücken (ja, The windy City Chicago). Aus den angepeilten 80 Dollar werden denn doch unglaubliche 150,-, und das nicht nur wegen plus tax und plus 15% service. Wer kann sich das eigentlich leisten? Wir leben in Deutschland eben in einem anderen System! Nicht soviel netto, aber günstige Lebenshaltungskosten.

 

Unternehmensweit heisst abteilungsübergreifend

Unternehmensweit heißt abteilungsübergreifend!

Auf der Chillventa Messe in Nürnberg spricht mich ein infoBoard Kunde an: R&D , Konstruktion, Werkstatt und Produktion haben so unterschiedliche Bedarfe, dass die langen Bearbeitungsketten für die jeweils nachfolgenden Abteilungen  wegen der langen Wege und Zeitabläufe nicht mehr logisch zusammen bleiben können. Zu unterschiedlich sind auch die Bedürfnisse. Deshalb müssen die Plantafel auch unterschiedlich aussehen. Aber trotzdem: natürlich hängen die Aufträge zusammen, aber …

Sprechen Sie mit dem Hersteller! Wir entwickeln doch tgl. neue Funktionen! Über 500 Features jedes Jahr.

Wie kann infoBoard nun helfen? Mit parallel geschalteten infoBoard SyncTool Server können Aufgaben auf Übergabezeilen an andere Abteilungen mit anderen Plantafeln abgegeben werden. Die Planungsobjekte werden durch die eindeutigen ID’s synchronisiert: bei zeitlichen Verschiebungen wird die erste Plantafel informiert und synchron zur ersten Plantafel gehalten.

infoBoard Synchronisation von 3 Plantafeln

infoBoard Synchronisation von 3 Plantafeln

Warum kann ich das so schnell beantworten: weil dieses Bedürfnis uns jetzt in steigender Zahl genannt wird. Die grossen Unternehmen sind in einzelnen Abteilungen eingestiegen, als Sonderbedarf akzeptiert. Weil sich diese Abteilungen besser präsentieren können als „die ohne“, will die Geschäftsleitung nun den ganzen Profit aus dem Einsatz von infoBoard einfahren. Das ist nun auch unsere Erfahrung: Unternehmen im Wachstum brauchen infoBoard um vernünftig oder schnell weiter wachsen zu können.

Eine weitere Methode der Zusammenarbeit mehrerer Plantafeln: Sie können per drag&drop bei mehreren geöffneten Plantafeln Planungsobjekte mit kompletten Inhalt von einer auf die andere kopieren.

Wir nutzen übrigens auch Emails mit festgelegten Stichwörtern, um automatisch Planungsobjekte zu generieren. Und aus unserem CRM System generieren wir auf Knopfdruck neue Planungsobjekte für Wiedervorlagen. Sprechen Sie uns an!

Ein wachsendes Unternehmen mit gestiegenem Fallzahlen, mehr Mitarbeitern, mehr Niederlassungen braucht ein verlässliches Organisationsmittel.
Wenn Sie hierzu Fragen haben: demnächst sehen wir hier eine „Fotostrecke“ und vielleicht ein Video. Bleiben Sie dran !

Betriebe zu mehr als 100% ausgelastet – was nun, infoBoard?

Betriebe zu mehr als 100% ausgelastet – was nun, infoBoard?

Das sind in Deutschland die Zeichen der Zeit: Wachstum durch Aufträge in allen Betrieben. Immer öfter hören und sehen wir, dass die Betriebe erfolgreich am Markt sind und tatsächlich oder gefühlt zu über 100% ausgelastet sind.Augenblick mal: geht das überhaupt? Ist eine nahezu 100%-ige Auslastung nicht auch gewünscht?

Der Druck auf den gesamten Betrieb resultiert daraus, dass die Leistungsfähigkeit in so einer Situation nicht zu 100% aufrecht erhalten werden kann. Das können unbesetzte Stellen sein, Maschinen und Verfahren, die nicht mehr dem Stand der Technik entsprechen, Krankenstand etc.

Die Umstände können den Druck aufbauen, dass nun Termine nicht gehalten werden können. Nicht rechtzeitig liefern zu können, also zu spät Resultate zu erzielen, ist das Kern Problem.

Es müssen also permanent Entscheidungen getroffen werden, die die Terminsituation entspannen. Fängt im Vertrieb an: kann er realistische Termine anbieten? Hat der Vertrieb transparente Information über die Auslastung der Konstruktion, der Produktion, kann er einen Liefertermin berechnen oder muss er den schätzen? Aus verkehrten Schätzungen werden die allerersten Probleme künstlich herein geholt. infoBoard kann den Vertriebskräften sehr transparent machen, wie die Auslastung zur Zeit ist und zur Entspannung der Terminsituation beitragen.

Personalplanung: werden entsprechend der Auftragslage genügend Mitarbeiter bereitgestellt, kommen neue Mitarbeiter , oder können Zeitarbeitsfirmen Mitarbeiter bereitstellen?

Effektivität: werden die richtigen Arbeiten zur richtigen Zeit ausgeführt? Das ist infoBoard Thema! Wenn die Arbeitsvorbereitung nicht stimmt, kann der Output nicht perfekt funktionieren. Wie kann infoBoard nun helfen, die Reihenfolge der Arbeiten zu optimieren?

Alle Arbeitsgänge aller Aufträge sind Ressourcen visuell und mit Terminen zugeordnet. Die Abhängigkeiten ( constraints) sind definiert und werden gehalten: ändert der Planer den Ablauf , wird alles richtig aktualisiert! Er sieht sofort die Auswirkungen und kann Änderungen auch wieder zurücknehmen. Bei hoher Auslastung durch viele Aufträge hat infoBoard nun neu die Hervorhebung durch blinkende Terminüberschreitungen zugelassen, um das Terminproblem zum Schluss auflösen zu können. Eventuell gelingt es durch die richtige Reihenfolge schon, den Durchsatz zu erhöhen. Mir wurde gerade berichtet, das überhaupt der Einsatz von Planungsinstrumenten die darniederliegende Produktivität von 40% auf 70 – 75% erhöht werden konnte. Hier liegen die Kapazitäten ungenutzt bereit und müssen aktiviert werden.

In der infoBoard Enterprise Edition können mit der CCPM Plantafeloptimierung alle Aufträge von der Plantafel genommen und neu eingeplant werden, nach Liefertermin Gesichtspunkt. Erst die Aufträge mit wenig Pufferzeit zum Liefertermin u.s.w.

Mit der infoBoard Enterprise Engpassanalyse werden die Ressourcen identifiziert und rot gekennzeichnet, die die längste Wartezeit anstehender Aufgaben aufweisen. Diese Analyse bereitet die nächsten Entscheidungen vor.

Wenn die Terminüberschreitungen nicht vom Planer aufgelöst werden können, greifen die letzten Mittel des gezielten Umschichtung des Mitarbeitereinsatzes, der gezielten Überstunden oder Extraschicht am Samstag. Hier kann im Simulationsmodus der infoBoard Enterprise Edition ein Szenario durchgespielt werden. Der Planer öffnet den Samstag und holt nur die Ressourcen, deren Zeilenbeschriftung nach der Engpassanalyse in rot dargestellt wurden, weil sie die Terminsituation entspannen helfen. Oder ggf. Sie bieten Teillieferungen an oder verhandeln den zugesagten Liefertermin.

In der Konstruktion liegen die Problematiken anders als in der Produktion: hier wird mehr geschätzt und verschätzt als in der Fertigung. Die Aufgabenplanung wird nicht so strukturiert, es fällt sehr schwer, den Haken hinter ein Arbeitspaket zu machen. Nach meiner Erfahrung sind hier fehlende formalisierte Ergebnisse die Ursache. Wann ist eine Konstruktion fertig? Und Störungen und fehlende (Selbst-) Steuerung. Vorgänge bleiben deshalb unerledigt liegen.

Das ist auch die Erfahrung von internen Projektleitern und -Monitoren: Mitarbeiter sind willig, können aber bei wechselnden Prioritäten nicht mehr überschauen, was zuerst dran kommen soll. Hier wird einmal mehr deutlich, dass die Steuerung der Aufgaben eine Management Aufgabe ist, die nicht delegiert werden kann. infoBoard ist das richtige, tagesaktuelle Steuerungs- und Kontrollwerkzeug genau dafür.

Ein Automobilzulieferer liefert Serienprodukte entsprechend dem wechselnden Bedarf der Automobilproduktion. Die Exceltabelle, die nach SAP Download monatlich auf Auswertungen getrimmt wird (kein unerheblicher Zeitaufwand, deshalb nur monatlich) soll die Auslastung der Maschinen und vor allen Dingen die Überlastung (über 100%) in Kalenderwochen anzeigen. Für 2 Jahre! Eine Änderung wird aber erst nach 7 Minuten in Excel sichtbar. Das ist nicht mehr erträglich. Wozu diese Exceltabelle?

infoBoard BusinessController Auslastung über 100%, 2-Jahres-Übersicht

infoBoard BusinessController Auslastung über 100%, 2-Jahres-Übersicht

Damit man nach Möglichkeiten einer Lastverteilung suchen kann. Eine Operative Planung ist nicht gewünscht. Nur das Ergebnis – eine ausgeglichene Maschinenauslastung unter 100 % –  zählt. Wie kann infoBoard – die operative Plantafel – da helfen?

Nach dem Import der Daten, die schon von alleine eine Lastverteilung vornimmt, werden die gewohnten Kalenderwochen % Zahlen in einer Weboberfläche angezeigt. Wie kann infoBoard über 100% Auslastung darstellen, wenn doch eine Zeile nur 8 Std. tgl produziert? Lösung: jede Maschine wird für 24 Stunden aufnahmefähig gemacht, behält aber die Kapazität 8 Std. tgl als Controllingzahl. Wenn Frühester Start und späteste Lieferung mitgegeben werden, landen die Aufträge automatisch in der richtigen KW und können nun eine über 100% Auslastung produzieren.

Aber wie kann nun der Lastausgleich schnell erreicht werden? Mit der Funktion „Plantafel optimieren“. Diese erlaubt auch einen automatischen Maschinenwechsel. Damit ist ein Lastausgleich automatisiert und die 2-Jahressicht ist nur noch Kontrolle.

Neues Szenario für die über 100% Auslastung und wie man mit SAP im Dunkeln tappt. Ein Produktionsunternehmen hat eine Werkstatt , Schichtbetrieb, Urlaubsplanung in SAP HR und die Aufträge in SAP PM. Projekte zur Umstellung der Produktion, Wartungsintervalle, Reparaturen. Projekte und Wartungen werden verwaltet, mit Eckterminen, aber ohne Fertigungs-Nummer ! D.h., es sind Aufgaben geplant aber nicht terminiert und schon gar nicht konkret Mitarbeitern zugewiesen.

infoBoard Plantafel Instandhaltung

infoBoard Plantafel Instandhaltung

Unter diesen Voraussetzungen wird eine Kapazitätsplanung ohne konkrete Zuweisung zu Terminen versucht. Daraus resultieren dann Überlegungen, wie man die aktuelle Realität mit den „Schattenaufträgen“ (Aufträge ohne konkrete Auftragsnummer) der Zukunft verbinden kann.

Der Wunsch in dieser Multiprojekt Umgebung, wo die Budgets am Anfang einer Periode genehmigt werden, ist es, die Forderungen nach Erfüllung frühzeitig erkennen zu können. Deshalb werden die nicht den Ressourcen zugeordneten Arbeiten in Poolzeilen gelegt und werden in dieser Auswertung in gelb dargestellt:

Darstellung der Kapazitätsüberlastung mit Hilfe von Poolzeilen im infoBoard BusinessController

Darstellung der Kapazitätsüberlastung mit Hilfe von Poolzeilen im infoBoard BusinessController

Anders als im freien Wirtschaften kleiner Betriebe, die um neue Aufträge kämpfen und sich flexibel anpassen müssen, sind die Instandhaltungen grosser Produktionsbetriebe praktisch in einer „Planwirtschaft“. Der Arbeitsaufwand sollte optimal so „geglättet“ werden, das die verfügbaren Ressourcen ausgelastet, aber immer noch für kurzfristige Reparaturaufgaben leisten können. Der 24-Stundenbetrieb, ggf. 7-Tage die Woche, braucht nicht zu jederzeit die volle Aufmerksamkeit, wobei für Umrüstzeiten die Abenden und Wochenenden bevorzugt einbezogen werden. Die Ressourcen sind aber durch Abwesenheitszeiten und Schichtmodelle unterschiedlich besetzt.

Ohne Plantafel gibt es aber keine realitätsnahen Aussagen, keinerlei Überblick. Wie mischen wir auf infoBoard erteilte Aufträge (mit Nummern) und geplante, nicht terminierte Aufträge (ohne Nummern)? Ist es immer noch umständlich, sozusagen undurchführbar, diese beiden gleichzeitig auf den Ressourcen zu verplanen? Gibt es jemals eine verlässliche Aussage „Wir schaffen das“, wenn die „ohne Nummer Aufträge“ Parallel geführt werden?

Nein, es ist umständlich, weil der Überblick eben fehlt, wenn nicht alles „auf einen Blick“ zu erkennen ist. Mit dem infoBoard Objektfilter und der Typenzuweisung =geplant können die geplanten Aufträge den Ressourcen zugeordnet werden, und wir sehen dann die „Schattenwirtschaft“ als Schatten abgesetzt. Aber die auszuführenden Arbeiten zählen regulär zur Auslastung. Termin- und Auslastungsanzeigen führen dann zu klaren Aussagen.

Es stellt sich bei dieser Aufgabenstellung heraus, das niemand in der Lage ist, ein vernünftiges Konzept für eine Planung aufzustellen, wenn er nicht infoBoard kennt. Es fehlt eine wichtige Methodenkompetenz der betrieblichen Planung. Fehlt infoBoard im Unternehmen, werden die existenten Potenziale nicht voll ausgeschöpft, das Unternehmen fällt im Wettbewerb zurück.

Ein Elektronik Unternehmen will den Bedarf aus Entwicklungsprojekten den Kapazitäten gegenüberstellen. in Poolzeilen werden die Projekte mit Planungsobjekten über ihre Laufzeit dargestellt. In benutzerdefinierten Attributen werden die Bedarfe an Personal aus den Teams eingetragen. Die Auswertung sieht nun so aus:

 

infoBoard Auswertung Teamauslastung

infoBoard Auswertung Teamauslastung